El Retorno de Inversión en los viajes de empresa,… ¿Se puede medir?

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Hoy en día contamos dentro de nuestro léxico con un conjunto de términos y conceptos que, a diferencia de otros muchos, se han incorporando a nuestro vocabulario diario recientemente y de un modo casi dogmático. Concretamente hay dos que destacan por encima del resto y con los que, sin duda alguna, tendremos que mantener una estrecha y obligada convivencia durante los próximos años,… Me estoy refiriendo a nuestra ya más que conocida amiga “la Crisis” y el temido e impronunciable “ROI” o dicho de otro modo el Retorno de Inversión.

¿Qué relación guardan entre sí ambos conceptos?,… En mi opinión sinceramente no creo en el libre albedrío (Casualidad), prefiero pensar en términos que Causalidad, es decir, las cosas suceden por una causa, objetiva y concreta, y por supuesto en este caso ambos conceptos guardan entre sí una estrecha relación Acción-Reacción. Siguiendo el hilo argumental de Merovingio en Matrix, la Crisis y el Retorno de Inversión vienen definidos por un determinismo precondicionado dentro de un modelo Causa-Efecto, siendo el primero causa del segundo (efecto).

Esto me lleva casi sin quererlo a formular la siguiente pregunta, ¿Qué hubiera pasado si en su día hubiéramos medido y controlado el ROI?,… ¿Estaríamos ahora atravesando uno de los momentos que recordarán los libros de historia en el futuro?,… ¡Ahí queda eso!

Volviendo al mundo (aparentemente) real, lo que parece más que evidente es la necesidad irremediable e imprescindible de medir y controlar el gasto en los viajes de empresa, buscando su trasladación directa e incondicional en términos de Retorno de Inversión, un concepto a simple vista tan complejo de entender como fácil de gestionar. Después de todo cualquier empresa que se precie, ya sea grande o pequeña, se rige por un balance de entradas y salidas, de ingresos y gastos, de activos y pasivos.

Para medir el Retorno de Inversión debemos buscar una traslación directa entre los costes aplicados a los viajes de negocio y el incremento en los ingresos netos que éstos generan en nuestra cuenta de resultados, lo cual impactará de forma precisa y directa en los beneficios o pérdidas al final del ejercicio.

Existen varios aspectos o indicadores que nos pueden ayudar a medir el ROI, si bien hoy quiero centrarme en uno de los que considero debe ser objeto de mayor estudio por parte de las organizaciones que deseen establecer una política de viajes más eficiente y eficaz: El sistema de medición basado en el ratio de costes sobre incremento de ingresos y aportación de valor al cliente.

En este sentido, hay que replantearse la inversión en viajes desde el punto de vista del valor que ofrece a la organización, a sus clientes y empleados, no sólo reduciendo los costes a través de la contratación en nuevos canales y proveedores, reduciendo o eliminando los viajes en Business Class o alojándonos en hoteles de menor categoría. Por supuesto todo suma y es importante y necesario tenerlo en cuenta dentro de la estrategia corporativa de viajes, pero a mi juicio resulta una visión proteccionista y sesgada del problema, con una implicación negativa en los resultados de las organizaciones a largo plazo.

En muchos casos, seguimos entendiendo el viaje como un gasto y no como una más que posible fuente de ingresos y beneficios. Si un viaje está justificado, ¿por qué no vamos a llevarlo a cabo?, al contrario de lo que algunos puedan pensar, en estos momentos la inversión en el segmento de viajes de empresa está creciendo dentro del mercado nacional e internacional, motivado por la necesidad de internacionalización de las empresas, que buscan fuera de sus actuales mercados, el incremento en el volumen de negocio que les permita la subsistencia.

En este sentido, ¿Quién puede decir que la inversión no está más que justificada?,… evidentemente todo depende de cuál sea el resultado obtenido: Valor aportado VS Resultados (medibles) obtenidos.

Y precisamente en la medición de los resultados está la clave del éxito en toda estratégica de Business Travel que se precie. Para ello, debemos definir e implantar una estrategia CRM clara y adaptada a la tipología y objetivos estratégicos de cada organización, su estructura organizativa, sus productos o servicios, a las metodologías internas de gestión y producción,… Si somos capaces de registrar e imputar el coste de los viajes dentro del sistema de prospección comercial, tendremos la llave para definir los mecanismos de medición del coste del viaje aplicado a un cliente o proyecto.

Puede parecer complicado, pero os aseguro que no lo es, la clave reside en analizar la forma en la que vuestras organizaciones generan ingresos, los mecanismos de prospección y aportación de valor al cliente y su relación con la cuenta de resultados. Una vez hemos identificado dichos indicadores, podemos entrar a definir los diferentes tipos de inversión en viajes y su aplicación a cada etapa del cliente o proyecto (prospección, preventa, venta, producción, implantación, seguimiento y fidelización), con independencia del origen o responsable de la emisión del viaje dentro de la estructura organizativa.

Al final del proceso de análisis obtendremos una fórmula matemática más o menos sencilla, que nos permitirá medir de forma muy precisa el retorno de inversión dentro de la partida de viajes, obteniendo el ratio de gasto sobre el incremento de ingresos y beneficios al final del ejercicio. Recordar que todo se centra en el aporte de valor al cliente y como esto nos ayuda a lograr cumplir nuestros resultados.

Apliquemos la lógica y adaptémonos al nuevo medio que nos rodea, alejándonos del tópico actual y tradicionalista impuesto y condicionado por las políticas de contención y reducción del gasto. Hay que gastar, de hecho me atrevería a decir que hay que gastar más, pero al mismo tiempo mejor. Hay que rentabilizar cada euro que invertimos en viajes, eventos o reuniones,… Ya no estamos en el escenario del “todo vale”, por tanto contención sí, pero cuidado con lo que deseamos porque puede pasarnos factura en el futuro. Solo el tiempo nos dirá quien tenía razón.

Muchas gracias.

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